Digital Workplace, 8 enjeux de transformation

Digital Workplace, 8 enjeux de transformation

LA DIGITAL WORKPLACE : atout majeur de la résilience des entreprises fait face non seulement à la transformation des systèmes d’informations mais répond aussi à une demande de mobilité accrue.

Lancée il y a plus de 10 ans la transformation de la D.S.I, Direction des Services Informatiques en Direction de la Transformation Numérique, ou de la Transformation Digitale doit maintenant montrer sa capacité à déployer, de manière sécurisée, stable et pérenne les services du Cloud. Ils sont le bras armé des décideurs, dans ce management stratégique. 

Les D.S.I, Services Informatiques ou de la Transformation digitale  par leur capacité à générer des applications triangulaires entre clients, collaborateurs et métiers actionneront un des dix leviers de la résilience relevé par Gartner dans une conférence aux décideurs face à la crise du @Covid-19.

Accélérer la mise en oeuvre de votre digital workplace est un enjeu de pérennité pour maintenir une activité adaptée au contexte instable de 2020. C’est une réponse possible à un monde V.U.C.A. 

6 points pour moderniser vos Systèmes d’Informations (S.I)

L’Entreprise pour faire face à ce monde V.U.C.A* -complexe, incertain, volatile et ambigüe devra non seulement moderniser ses S.I. :

  1. intégrer les métiers dans leur organisation décisionnelle;
  2. intégrer les clients dans leurs décisions opérationnelles;
  3. faciliter/ Configurer l’accès des employés à leur espace de travail
  4. apporter des services du Cloud de manière sécurisé, pérenne et stable
  5. Intégrer l’I.A., l’intelligence artificielle
  6. maintenir la performance globale du réseau d’entreprise

 Prendre en compte le travail à distance

Les Systèmes d’Informations , S.I, doivent aussi de manière systématique et non ponctuel prendre en compte le travail à distance.

Pérenniser le travail à distance, en créant du lien, en réduisant le stress  des employés est devenu un critère de différenciation face à ce monde V.U.C.A*., et s’ajoute ainsi aux 6 premiers éléments précités.

Amenant à 8 enjeux à prendre en compte dans la modernisation de vos S.I. La Digital Workplace est un moyen de les embarquer.

8 enjeux pour une digital workplace ?

La modernisation des Systèmes d’Information (S.I) doit prendre en compte  8 enjeux  majeurs pour intégrer un espace de travail, mobile et opérationnel.  

  1. intégrer les métiers dans leur organisation décisionnelle;
  2. intégrer les clients dans leurs décisions opérationnelles;
  3. faciliter/ Configurer l’accès des employés à leur espace de travail
  4. apporter des services du Cloud de manière sécurisé, pérenne et stable
  5. Intégrer l’I.A., l’intelligence artificielle
  6. maintenir la performance globale du réseau d’entreprise
  7. créer du lien
  8. réduire le stress

La digital workplace intègre donc les 6 premiers enjeux des S.I et offre une réponse actuelle à l’ensemble des besoins de confort et de modernisation. 

Comment implémenter une Digital workplace- la solution mobile ?

Pour se lancer dans ce développement l’entreprise devra au préalable autoriser l’usage du SSO- Single Sign On ou authentification unique de l’ensemble de ses outils applicatifs métiers. Cela permet de simplifier la politique de sécurité et rend les usages de la digital workplace possible. 

Ensuite le management stratégique définit l’usage de cet espace de travail. Il sera segmenté en autant de parcours possible que de groupe d’usagers.

7 Questions clefs à se poser pour une Digital Workplace fonctionnelle

La digital workplace devra permettre un accès aux outils collaboratifs comme le C.R.M- Customer Relationship Management  et le B.I- Business Intelligence, et ce quelque soit le métier et la localisation de celui qui se connecte.

La digital workplace développera  pour cela 2 briques fonctionnelles : collaborative et communication. La  brique collaborative, est  différente en fonction de chaque parcours métiers et définie au-travers de la la brique communication les droits sont délégués aux employés pour mettre en oeuvre une communication unifiée entre la communication interne et externe.

  • La digital workplace pour la brique collaborative devra répondre à 4 questions

1- Comment je m’identifie ? Autentification (SSO) aux terminaux professionnels et définition d’un usage d’un téléphone privé avec code d’accès front line workers

2-Quelle suite d’outils j’utilise en fonction de mon parcours? Cloud office (office 365, suite google, opensource…), …

3- Comment j’accède aux documents ? Ai-je développé  un Digital Asset Management pour accéder  à l’information froide  accessible en mode déconnectée dans les trains, (exemple one drive microsoft permet de synchroniser le repository en local, ou Asset Digital management qui gère aussi les images et des contenus multi supports)

4- Comment mes collaborateurs, mes adhérents, mes clients, mes partenaires travaillent-ils ? outil de collaboration qui permet de travailler avec les collègues, équipes, partenaires (Teams, slacks, zoomus…); ou outils spécifiques : tasks management (trello, planner, iObeya); Outils en self-service; RH et e-learning qui adresse le parcours de l’apprenant; application métiers…

 Les points 1 à 4 sont la base de la brique collaborative

  • La digital workplace,  pour la brique communication devra répondre à  3 questions supplémentaires

5- Quels outils de communication je veux rendre dynamique ? comme l’alignement des collaborateurs avec la vision de l’entreprise. Les valeurs en top down, mais aussi bottom up avec remontée terrain de bonnes pratiques, feedbacks… Quels informations sur mes concurrents, sur mon image sur les réseaux, et les  analyses des concurrents je souhaite agréger, capturer.

6- Est-ce que je souhaite partager du contenu ? une partie du contenu partageable pour en 1 clic sur les  réseaux sociaux et développer une politique d’employee advocacy, 

7- Comment se passe l’accès à l’annuaire- People directory? avec notamment la gestion de l’arrivée et départ des collaborateurs, des groupes auxquels chacun appartient, avec localisation, langues… permettant à l’application d’utiliser cette information et de pousser du contenu adapté.

Warning : la communication interne et externe tend à s’unifier avec l’usage des réseaux sociaux, des chats collaboratifs… Il est donc important de gérer sa communication employeur-employées pour établir son e-reputation.

 Les points 5 à 7 sont la base de la brique communication 

La qualité de la Digital workplace sera alors un atout de la marque employeur en instaurant une connexion simple et efficace pour le travail à distance, où la création de lien sera valorisée et un acteur de la réduction du stress.

 

*V.U.C.A- Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous, le monde V.U.C.A  est issu du vocabulaire militaire pour exprimer les situations rencontrées en théâtre d’opérations. Il est maintenant intégré par  les décideurs dans leur management stratégique.

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*Découvrez l’origine de V.U.C.A,  l’acronyme de Volatility, Uncertainty, Complexity et Ambiguity en anglais

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Auteure : Dominique popiolek-Ollé, Transmutation leader, Agile Executive Coach, Fondatrice de In Imago, conseil en management et transformation disruptive.

Digital workplace un atout pour des entreprises résilientes