Digital workplace 8 enjeux pour un espace virtuel efficace

La DIGITAL WORKPLACE, atout majeur de la résilience des entreprises, fait face non seulement à la transformation des systèmes d’informations mais répond aussi à une demande de mobilité accrue.

L’espace de travail virtuel est conçu pour travailler partout!

C’est un atout majeur de la résilience des entreprises et une réponse adaptée pour bien travailler ensemble à distance. C’est un outil RH puissant pour dynamiser ses recrutements et sa réputation sur le web.

Quels sont les acteurs d’une transformation de l’espace de travail virtuel ?

La DSI, bien sûr…

Lancée il y a plus de 10 ans, la transformation de la D.S.I. (Direction des Services Informatiques) en Direction de la Transformation Numérique, ou de la Transformation Digitale, doit maintenant montrer sa capacité à déployer, de manière sécurisée, stable et pérenne les services du Cloud. Ils sont le bras armé des décideurs, dans ce management stratégique

… dans leur capacité à intégrer une triangulation

La Transformation digitale vient challenger la DSI dans leur capacité à générer des applications triangulaires entre clients, collaborateurs et métiers, un des dix leviers de la résilience relevés par Gartner dans une conférence aux décideurs face à la crise du @Covid-19. C’est aussi le levier de réussite des équipes Agile!

Accélérer la mise en œuvre de votre Digital Workplace est un enjeu de pérennité pour maintenir une activité adaptée au contexte instable de 2020. C’est une réponse possible à un monde VUCA ou le client s’inscrit dans un parcours numérique complexe.

et une nécessité RH

La Direction des richesses humaines revient en force et utilise cet espace pour mieux communiquer et répondre aux besoins les plus importants des individus celle d’être au centre de toutes les attentions, de l’entreprise.

C’est un outil pour former, gérer les conflits, partager l’information et les documents, recruter sur les réseaux sociaux et des organisations : animer des évènements, mesurer la performance et la réputation de l’entreprise.

C’est tout une stratégie RH qui peut en découler.

Pourquoi mettre en place un espace collaboratif virtuel ?

L’entreprise, pour faire face à ce monde VUCA* (complexe, incertain, volatile et ambigüe), devra non seulement moderniser ses SILes Systèmes d’Informations (SI), mais aussi prendre en compte les besoins d’espace collaboratif virtuel.

Les besoins des équipes dans l’utilisation de la digital workplace se sont démultipliés avec la généralisation du travail à distance.

L’enjeu est maintenant de créer du lien, en réduisant le stress  des employés. C’est devenu pour les entreprise un critère de différenciation pour recruter. Ce sont 8 enjeux auxquels les directeurs de la transformation numérique sont confrontés avec cet espace de travail numérique.

Quels sont les 8 enjeux pour une Digital Workplace ?

La modernisation des Systèmes d’Information (SI) doit prendre en compte  8 enjeux  majeurs pour intégrer un espace de travail mobile et opérationnel :

  1. intégrer les métiers dans leur organisation décisionnelle,
  2. intégrer les clients dans leurs décisions opérationnelles,
  3. faciliter/ configurer l’accès des employés à leur espace de travail,
  4. apporter des services du Cloud de manière sécurisé, pérenne et stable,
  5. Intégrer l’IA, l’intelligence artificielle,
  6. maintenir la performance globale du réseau d’entreprise,
  7. créer du lien.
  8. réduire le stress

Comment répondre à ces enjeux dans la création d’un espace de travail virtuel ?

1- Faciliter l’accessibilité

1- Comment je m’identifie ? Autentification (SSO) aux terminaux professionnels et définition d’un usage d’un téléphone privé?

Pour se lancer dans la création d’un espace mobile virtuel, l’entreprise devra au préalable autoriser l’usage du SSO (Single Sign On) ou authentification unique de l’ensemble de ses outils applicatifs métiers. Cela permet de simplifier la politique de sécurité et rend les usages de la Digital Workplace possible. 

2-Quelle suite d’outils j’utilise en fonction de mon parcours? Cloud office (office 365, suite google, opensource…)

Ensuite, le management stratégique définit l’usage de cet espace de travail. Il sera segmenté en autant de parcours possibles que de groupe d’usager

La Digital Workplace devra permettre un accès aux outils digitaux collaboratifs comme le CRM (Customer Relationship Management) et le BI (Business Intelligence), et ce quels que soient le métier et la localisation de celui qui se connecte.

2- Discriminer l’accès l’information en fonction de l’usage

La Digital Workplace développera  pour cela 2 briques fonctionnelles : collaborative et communication. La brique collaborative est différente en fonction de chaque parcours métiers et définie au travers de la la brique communication ; les droits sont délégués aux employés pour mettre en œuvre une communication unifiée entre la communication interne et externe.

La brique collaborative

3- Comment j’accède aux documents ? Ai-je développé un Digital Asset Management pour accéder à l’information froide accessible en mode déconnecté dans les trains, (exemple One drive Microsoft permet de synchroniser le repository en local, ou Asset Digital management qui gère aussi les images et des contenus multi supports)

4- Comment mes collaborateurs, mes adhérents, mes clients, mes partenaires travaillent ils ? Outil de collaboration qui permet de travailler avec les collègues, équipes, partenaires (Teams, slacks, zoomus…), ou outils spécifiques : tasks management (trello, planner, iObeya),  outils en self-service, RH et e-learning qui adressent le parcours de l’apprenant, application métiers…

 La brique communication pour aligner les collaborateurs

  1. Quels outils de communication je veux rendre dynamique ? comme l’alignement des collaborateurs avec la vision de l’entreprise. Les valeurs en top down, mais aussi bottom up avec remontée terrain de bonnes pratiques, feedbacks… Quelles informations sur mes concurrents, sur mon image sur les réseaux, et les analyses des concurrents je souhaite agréger, capturer.
  2. Est-ce que je souhaite partager du contenu ? une partie du contenu partageable pour, en 1 clic sur les réseaux sociaux, et développer une politique d’employee advocacy, 
  3. Comment se passe l’accès à l’annuaire- People directory ? avec notamment la gestion des arrivées et départs des collaborateurs, des groupes auxquels chacun appartient, avec localisation, langues… permettant à l’application d’utiliser cette information et de pousser du contenu adapté.

Warning : la communication interne et externe tend à s’unifier avec l’usage des réseaux sociaux, des chats collaboratifs… Il est donc important de gérer sa communication employeur employées pour établir son ereputation.

3- Un espace conçu pour travailler efficacement à distance

Le véritable atout d’une transformation numérique est l’équipe Agile. Non seulement elle crée la valeur produite mais elle challenge l’entreprise dans sa capacité à mettre en place les outils adaptés pour l’équipe.

La qualité de la Digital Workplace devient alors un atout de la marque employeur en instaurant une connexion simple et efficace pour le travail à distance, où la création de lien sera valorisée et un acteur de la réduction du stress.


En d’autres mots, c’est quoi un espace de travail numérique ?

Qu’est-ce qu’un lieu de travail numérique ?

Un lieu de travail numérique est le nom donné à la version virtuelle et moderne des lieux de travail traditionnels d’aujourd’hui.

L’expérience Digital Workplace fournit des services personnalisés, basés sur les rôles, ainsi que les données, les applications et les outils de collaboration nécessaires aux employés pour travailler de n’importe où, sur n’importe quel appareil, à tout moment.

Quels sont les outils du digital workplace?

Les outils numériques sur le lieu de travail sont des applications logicielles et des plateformes technologiques qui visent à améliorer la qualité de la vie professionnelle, en la rendant plus facile et plus efficace.

Ils sont bien les éléments de bases d’une usine numérique déployé dans le cadre d’une stratégie d’entreprise pour mettre en place des solutions robotiques et automatisées qui combinent intelligence artificielle (IA), apprentissage automatique et automatisation des processus robotiques (RPA).

En d’autres mots un espace virtuel, c’est quoi ?

L ‘espace de travail virtuel est un espace dans lequel le collaborateur peut se connecter comme au bureau.

Il est ainsi efficace chez lui, en espace de coworking et dans tout lieu de son choix dès lors qu’il a un accès wifi ou internet sécurisé.

Et bien sûr, au bureau en présentiel. C’est un atout de flexibilité important pour la performance des entreprises.

*VUCA : Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous, le monde VUCA  est issu du vocabulaire militaire pour exprimer les situations rencontrées en théâtre d’opérations. Il est maintenant intégré par  les décideurs dans leur management stratégique.

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