Le Flash meeting est aussi appelé minute meeting ou encore stand up meeting, ce qui résume parfaitement son format : Durée 10 à 20 minutes.
Le déroulement debout, sur le terrain, à l’endroit où existe le problème et sinon devant un panneau de management visuel des activités (résolution de problèmes, actions d’amélioration, expérimentations en cours, …) de l’équipe concernée.
Dernier point fondamental, le flash meeting est quotidien et se déroule toujours à la même heure pendant une durée toujours fixe.
Le flash meeting quotidien est une routine bien plus efficace qu’une réunion hebdomadaire :
Les réunions hebdomadaires les plus courtes durent 2 heures ce qui, en comparaison avec nos 5 flash meeting de la semaine, est au mieux 20% et au pire 240% plus long en temps.
Les flash meetings se déroulent debout sur le terrain et/ou devant le panneau de management visuel qui est mis à jour dans le même temps : pas de PowerPoint, visualisation immédiate par tous les participants des problèmes ou des sujets traités.
Les participants sont l’action et la réflexion, nul besoin de prendre de notes.
Si une question, un point n’est pas traité avant la fin du flash meeting, il sera abordé le lendemain au lieu d’une semaine plus tard dans le cas de la réunion hebdomadaire.
La durée étant courte (maxi 20 minutes), chaque participant reste plus facilement concentré sur les sujets traités. Les interventions deviennent plus pertinentes.
Le manager peut plus facilement endosser son rôle d’animation de l’équipe, poussé par l’objectif de temps contraint et la nécessité de faire participer tous les membres de l’équipe.
Dans le cadre d’actions de résolution de problèmes, le flash meeting, parce qu’il est quotidien, permet de traiter les problèmes mineurs aussi bien que les problèmes majeurs. La seule hiérarchisation sera éventuellement imposée par le degré d’urgence, mais avec la garantie qu’au cours des 250+ meetings de l’année tous les problèmes seront traités.
Par expérience, on constate au sein des équipes qui pratiquent les flash meetings quotidiens une plus grande cohésion et un réel esprit d’équipe, une quasi-disparition de la résistance au changement, une amélioration significative de l’implication des personnes et une progression des performances.
Le Flash meeting est le format utilisé dans SCRUM pour le daily scrum meeting.
Voir également le format Agile ou Lean Café
Auteure : Dominique popiolek-Ollé, Transmutation leader, Agile Executive Coach, Fondatrice de In Imago, conseil en management et transformation disruptive.