Manager à distance une équipe virtuelle, ça change quoi? Comment fonctionnent les interactions en virtuel ?
La communication est la base de toute relation. Elle se complique à distance. Voici quelques éléments pour booster votre présence à l’écran et faciliter vos réunions en équipe virtuelle.
Une équipe virtuelle, c’est quoi ?
C’est un groupe d’individus qui se rassemblent autour d’une mission, de projets, et d’objectifs communs. L’équipe est dite virtuelle lorsqu’elle interagit à distance et, que ses membres ne travaillent pas tous physiquement sur le même lieu et au même moment.
C’est travailler ensemble, mais séparément. L’enjeu va donc être dans la capacité d’animation de l’équipe. Comment créer une cohésion de groupe à distance ? Un sentiment d’appartenance ? Identifier les surcharges de travail, émotionnelles ?
Quels sont les apports d’une équipe virtuelle qui travaille bien à distance ?
Ces apports sont bien là si et seulement toutes les conditions sont réunis pour que les collaborateurs se sentent bien.
Comment fonctionnent les interactions avec une équipe à distance ?
Bien sûr, une bonne communication est essentielle à l’efficacité des équipes virtuelles. Chaque personne doit avoir une bonne maîtrise des priorités, des délais, des attentes et des objectifs à tout moment. Le quoi, comment doit être pris en compte. Et l’instauration de rituels Agile permet à l’équipe de synchroniser ses temps de rencontres.
Cliquez sur le bouton à droite pour en savoir plus sur les rituels
Mais attention de ne pas les banaliser. Un rituel efficace est un rituel utile pour renforcer la présence à l’écran de TOUS les membres de l’équipe. Si l’un s’ennuie, l’objectif du rituel sera à revoir.
Etre sensible au moment présent
A l’écran, à distance, la fragilité de chacun est parfois moins perceptible. L’animateur en charge de la réunion doit se rendre compte lors de la réunion virtuelle que quelque chose ne va pas.
L’ordre du jour, le cadencement doit absolument passer en second. Prendre le temps d’écouter, rompre la routine du rituel est primordiale.
Si l’animateur ne le fait pas, chaque membre de l’équipe peut se substituer à lui pour donner une impulsion différente, prendre le pool de l’équipe.
Et surtout, OSER vous déconnecter des réunions inutiles dans lequel votre présence n’est pas indispensable. C’est un signal fort pour l’animateur qui reverra sa liste d’invités ou reviendra vers vous pour comprendre pourquoi vous vous êtes déconnecté?
Quelles sont les 3 astuces pour booster sa présence à l’écran ?
Comment être visible ? Participer? S’engager à distance ? Comment interagir efficacement ? Quelle posture dois-je adapter à distance avec mon équipe ? Comment faciliter l’engagement et animer à distance ?
Ce sont autant de questions que chacun est en droit de se poser lorsque la majorité de son temps de travail se passe à l’écran.
Astuce n°1- Renforcer sa présence à l’écran
La présence à l’écran se travaille.
C’est son charisme, sa capacité à être visible et présent dans toute situation.
Etre focus, attentif aux autres, ce n’est pas prendre la parole systématiquement.
C’est bien plus subtile. La présence va se ressentir dans le ton de votre voix, dans la puissance des questions posées, et dans votre capacité à relancer les moments forts de l’échange. D’autres vous diront de muscler votre discours en clarifiant , simplifiant ce que vous avez à dire.
Entraînez vous, la réunion gagnera en intensité et en efficience.
Astuce n°2- Etablir une dynamique d’échange
La manière de communiquer avec l’avènement des nouvelles technologies invite chacun à soigner la qualité de ses échanges.
Les équipes apprennent à travailler ensemble, tout en étant chacun de leur côté.
C’est toute la logique des échange qui se sous-tend derrière l’équipe virtuelle. Le lieu de travail, son appartenance à une équipe n’a pas de frontière dans la monde du digital.
Réussir dans le monde digital consiste à fonctionner en symbiose avec son écosystème de partenaires et de clients.
Cette dynamique, ou symbiose repose sur une logique de co-construction qui implique de bien comprendre ses partenaires et clients en n’étant pas trop différents d’eux… L’enjeu devient d’apprendre en continu, d’être sensible au moment présent.
L’art de bien communiquer rime avec le bond technologique que doivent inéluctablement faire les entreprises. Bienvenue dans la transformation numérique dont l’une des étapes clés sera de constituer un espace de travail virtuel adapté.
Astuce n°3- bien choisir ses outils d’animations en ligne
Manager une équipe virtuelle requiert en effet un panel d’outils et des pratiques managériales spécifiques. Les réunions en ligne sont la nouvelle norme.
Les routines et suivis de projets migrent naturellement vers des salles virtuelles facilitant ainsi un maintien dynamique des équipes autour des projets d’entreprise.
Quels outils virtuels pour quelles réunions ?
Les bases du management visuel
Comment animer une réunion virtuelle ?
Le visuel management est un atout clef dans l’animation de vos réunions virtuelles : tout ce qui est dit est structuré, architecturé en temps réels de manière dynamique.
La prise de note individuelle interdite et laisse la place à la prise de notes collaborative.
Les comptes-rendus élaborés en temps-réel.
C’est un atout pour Renforcer sa présence à l’écran et limiter la durée des réunions.
Manager à distance qu’est-ce que cela change ?
Les règles de bases du management d’équipes s’applique de la même manière mais l’absence de respects de l’une ou l’autre de ses règles rend la position du manager plus compliquée, moins respectée.
Les règles de bases
- Définir sa stratégie de conquête et la co-construire avec vos collaborateurs :
- co-créer sa vision, donner du sens,
- définir les objectifs communs,
- construire une culture d’entreprise/équipe solide,
- reconnaître et valoriser le travail fourni,
- Et aussi, dynamiser les différents canaux de communication…
- transmettre un élément essentiel à toute l’équipe,
- communiquer un élément urgent directement à la bonne personne,
Les règles à accentuer en équipe virtuelle
- partager des informations formelles tous les autres membres de l’équipe ou simplement certains,
- chatter de manière informelle avec les collègues, comme on le ferait autour de la machine à café ou au détour d’un couloir – via Slack par exemple, Teams…
- Accepter de ne pas être au centre de l’échange. L’équipe ne se tournera pas vers vous pour demander votre autorisation. Profitez en pour renforcer leur autonomie
Le management virtuel est un succès dans les équipes qui ont un maximum de flexibilité, d’autonomie et de liberté d’action. De telles équipes sont particulièrement efficaces dans des organisations libérées , caractérisées par un mode de fonctionnement offrant une large part d’autogestion et de responsabilisation à ses salariés.